Wie früh sollte man mit der Hochzeitsplanung anfangen?

Für eine Feier an einem Samstag in der Hauptsaison sind 12 bis 18 Monate ideal, weil beliebte Locations in OWL dann oft schon vergeben sind. Kleinere Hochzeiten, Termine unter der Woche oder im Winter lassen sich auch in sechs Monaten gut planen.

Was muss zuerst gebucht werden?

Zuerst Datum und Location, denn davon hängt alles andere ab. Direkt danach folgen die Dienstleister, die nur einen Termin pro Tag annehmen können: DJ oder Band, Fotograf und gegebenenfalls Trauredner.

Wann meldet man die Eheschließung beim Standesamt an?

Die Anmeldung ist frühestens sechs Monate vor der Hochzeit möglich, weil sie sechs Monate gültig ist. Den konkreten Trautermin könnt ihr bei vielen Standesämtern schon früher reservieren. Fragt bei eurem Standesamt nach, welche Unterlagen ihr braucht.

Wann verschickt man Save-the-Date-Karten und Einladungen?

Save-the-Date-Karten etwa neun bis zwölf Monate vorher, besonders bei Terminen in den Ferien oder bei Gästen mit weiter Anreise. Die eigentlichen Einladungen vier bis sechs Monate vorher, mit einer Rückmeldefrist von etwa acht Wochen vor der Hochzeit.

Lohnt sich ein Hochzeitsplaner?

Wenn ihr wenig Zeit habt, eine große Hochzeit plant oder von weiter weg organisiert, kann ein Hochzeitsplaner viel Stress abnehmen. Für viele Paare reicht aber eine gute Checkliste und ein Trauzeuge, der beim Organisieren hilft.

Hochzeit planen Checkliste: 12 Monate Zeitstrahl

Eine Hochzeit zu planen ist ein bisschen wie ein Umzug, nur schöner: Es gibt viele Aufgaben, und manche müssen in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Wer zu spät mit der Location anfängt, sucht im Frühjahr verzweifelt nach einem freien Samstag. Wer die Musik erst drei Wochen vorher plant, merkt plötzlich, dass niemand den Einzugssong kennt.

Diese Checkliste sortiert die wichtigsten Aufgaben auf einem Zeitstrahl. Sie geht von einer Planungszeit von etwa zwölf Monaten aus. Habt ihr weniger Zeit, zieht die Punkte einfach zusammen, die Reihenfolge bleibt die gleiche.

Warum die Reihenfolge so wichtig ist

Manche Entscheidungen bauen aufeinander auf. Ohne Datum keine Location, ohne Location keine Gästezahl, ohne Gästezahl kein passendes Angebot vom DJ oder Caterer. Und die gefragtesten Dienstleister können nur eine Hochzeit am Tag begleiten. In Ostwestfalen-Lippe sind vor allem Samstage zwischen Mai und September früh vergeben, ebenso besondere Daten mit Schnapszahlen.

Die Faustregel lautet deshalb: Erst das, was nur einmal pro Tag verfügbar ist, dann alles andere.

12 Monate vorher: die Grundlagen

Grobes Budget festlegen und besprechen, wer was beisteuert
Wunschzeitraum und zwei bis drei mögliche Daten wählen
Grobe Gästeliste schreiben, um die Größe der Location einschätzen zu können
Stil der Hochzeit klären: klein oder groß, elegant oder locker, Scheune oder Schloss
Locations besichtigen und buchen. Anregungen gibt es in unserem Artikel Hochzeitslocations in OWL nach Region
Trauzeugen fragen
Bei kirchlicher Trauung: Kontakt zur Gemeinde aufnehmen und Termin anfragen

Tipp: Fragt bei jeder Location nach, bis wann Musik laufen darf, ob es eine Lautstärkebegrenzung gibt und welche Dienstleister vorgeschrieben sind. Das spart später Ärger.

9 bis 12 Monate vorher: die wichtigsten Dienstleister

DJ oder Band buchen. Welche Variante zu euch passt, lest ihr im Artikel DJ oder Band?
Fotograf und gegebenenfalls Videograf buchen
Trauredner für eine freie Trauung finden
Caterer buchen, falls die Location keine eigene Küche hat
Save-the-Date-Karten verschicken, besonders bei Gästen mit weiter Anreise
Hotelkontingente für Gäste reservieren

Beim DJ hilft euch eine gute Vorbereitung, schnell die richtige Wahl zu treffen: Unsere 15 Fragen fürs Vorgespräch zeigen, worauf es ankommt. Und was ein realistisches Budget für den DJ ist, steht im Artikel Was kostet ein Hochzeits-DJ in OWL?.

6 bis 9 Monate vorher: die Details nehmen Form an

Brautkleid und Anzug aussuchen, Lieferzeiten beachten
Standesamtlichen Trautermin reservieren, falls euer Standesamt das vorab anbietet
Dekoration und Floristik planen
Hochzeitstorte anfragen
Extras überlegen: Fotobox, Ambientelicht, Gästebuch. Was sich lohnt, lest ihr unter Fotobox, Ambientelicht und Extras
Hochzeitswebsite oder Infoseite für Gäste einrichten
Bei Wunsch: Tanzkurs für den Eröffnungstanz buchen

4 bis 6 Monate vorher: offiziell werden

Eheschließung beim Standesamt anmelden. Das geht frühestens sechs Monate vorher, weil die Anmeldung nur sechs Monate gültig ist
Benötigte Unterlagen besorgen. Welche das sind, sagt euch euer Standesamt
Einladungen verschicken, mit Rückmeldefrist etwa acht Wochen vor der Hochzeit
Ringe aussuchen
Vorgespräch mit dem Trauredner oder der Gemeinde führen
Hochzeitsreise planen
Mobilität klären: Shuttle, Hochzeitsauto, Parkplätze

2 bis 3 Monate vorher: Musik und Ablauf

Ablauf des Tages grob festlegen. Ein Beispiel findet ihr unter Ablauf eines Hochzeitsabends
Musikwünsche und No-Go-Liste sammeln. Eine Vorlage gibt es im Artikel Musikwünsche, No-Go-Liste und Playlist
Song für den Eröffnungstanz festlegen und üben, Ideen unter Eröffnungstanz nach Stil
Menü auswählen, Probeessen vereinbaren
Sitzordnung beginnen
Trauzeugen über geplante Reden und Spiele informieren lassen
Friseur und Make-up mit Probetermin buchen

4 bis 6 Wochen vorher: Feinschliff

Rückmeldungen der Gäste nachfassen
Musikwünsche an den DJ schicken und kurzes Abstimmungsgespräch führen
Endgültige Gästezahl an Location und Caterer melden
Sitzplan fertigstellen, Tischkarten und Menükarten drucken
Anprobe von Kleid und Anzug
Ringe abholen
Ablaufplan schreiben und an Trauzeugen, DJ, Fotograf und Location geben

Die letzte Woche

Ablauf mit allen Dienstleistern ein letztes Mal bestätigen
Ansprechpartner für den Tag bestimmen, damit ihr keine Fragen beantworten müsst
Notfallkörbchen packen: Pflaster, Schmerztabletten, Nähset, Haarnadeln, Taschentücher
Bargeld für Trinkgelder vorbereiten
Dekoration und alles, was zur Location muss, sortieren und übergeben
Früh schlafen gehen, so gut es eben geht

Am Hochzeitstag

Frühstücken, auch wenn ihr aufgeregt seid
Ringe und Ausweise nicht vergessen
Handy an die Trauzeugen abgeben
Genießen. Ab jetzt kümmern sich andere

Typische Planungsfehler und wie ihr sie vermeidet

Zu spät mit der Location anfangen. Beliebte Locations in OWL sind für Samstage in der Hauptsaison oft schon ein Jahr im Voraus ausgebucht. Wenn ihr flexibel seid, lohnt sich der Blick auf Freitage, Sonntage oder die Monate außerhalb der Hauptsaison.

Das Budget nur grob schätzen. Notiert alle Kostenpunkte in einer einfachen Tabelle und plant einen Puffer von zehn bis fünfzehn Prozent ein. Kleine Posten wie Deko, Trinkgelder oder Transport summieren sich schnell.

Zu viele Programmpunkte. Jede Rede, jedes Spiel, jede Präsentation braucht Zeit. Weniger ist hier mehr, sonst beginnt die Party erst um Mitternacht.

Niemand fühlt sich am Tag zuständig. Bestimmt eine Person, die am Hochzeitstag Ansprechpartner für Dienstleister ist. Ihr wollt euch nicht um verspätete Lieferanten kümmern müssen.

Die Musik dem Zufall überlassen. Ihr müsst nicht jeden Song planen, aber euer DJ sollte wissen, was ihr liebt und was nicht.

Die Checkliste weitergeben

Druckt euch diese Seite aus oder speichert sie als PDF über die Druckfunktion eures Browsers. Gebt sie an eure Trauzeugen weiter, dann wissen alle, was als Nächstes ansteht. Und wenn ihr bei einem Punkt hängen bleibt: Zu jedem Thema findet ihr hier im Ratgeber einen ausführlichen Artikel.

Hochzeit in OWL planen: Checkliste mit Zeitstrahl